Januari

Automatisering, een blok aan het been Doel of middel
Wat ik meestal binnen organisaties zie is dat automatisering niet werkt. Werknemers verzetten zich er tegen of moeten zich in honderd bochten wurmen om er mee om te kunnen gaan. Wat was nu ook alweer het doel van automatisering? Het vergemakkelijken van processen, het voorkomen van fouten, het besparen van tijd, kortom u als ondernemer helpen.  

Maar wat gebeurt er?
In plaats van software die zich aanpast aan de processen binnen de onderneming moeten de processen worden aangepast aan de software. Fout! Software moet ten alle tijden een ondersteunende rol bieden aan het bedrijfsproces. Het bedrijfsproces dient nooit ondersteuning te bieden aan het softwaresysteem of informatievoorziening. Of het opperhoofd heeft zo’n grote controledrang dat er tot in de puntjes geautomatiseerd is. Maar bespaart dit tijd? Krijgen uw medewerkers het hier werkelijk makkelijker door? 

Failliet
Er zijn noemenswaardige bedrijven die failliet zijn gegaan door het implementeren van software waardoor het hele bedrijf ineens afhankelijk was geworden van het systeem. Wat niet werkt. De implementatie duurde toch langer dan verwacht en niet alle opties die waren beloofd zaten er in. Zelfs in Dongen had vorig jaar het beroemde Coca-Cola grote problemen door de invoer van een ERP systeem. Leveringen bleven uit. Chauffeurs stonden met volle pallets voor de deur maar mochten niet uitladen van het automatiseringssysteem. 

Software of uren verkopen
U wilt automatiseren? Denk dan twee keer na. Veel bedrijven verkopen software die goedkoop lijkt. Maar vaak komen hier dure consultancy uren bij. Want het kan net niet wat u wilt dat het kan. Die aanpassing kunnen ze maken maar dan begint de ellende. Dure uren. De consultancyuren zijn vele malen duurder dan de aanschaf. En bij de volgende update blijkt uw maatwerkaanpassing ineens niet te werken. Nog meer uren. 

Denk goed na
Voordat u begint met de aanschaf dient u rekening te houden met veel zaken zoals natuurlijk de aanschafprijs maar ook updates en niet te vergeten de upgrades, service, garantie, bedrijfsgrootte (want u wilt niet dat het eenmanszaakje ineens ophoudt te bestaan), migratie van huidige systeem, implementatie, maatwerk, licenties, gebruikersgroepen, koppelingen met andere software, etcetera. Vraag eens rond bij collega ondernemers wat de voor en nadelen waren. Kijk niet naar nu, maar naar hoe u wilt dat uw Organisatie er over 5 jaar uitziet. Wat moet de software dan kunnen. Hoeveel medewerkers denkt u dan te hebben. Welke takken van sport gaat u nog toevoegen. Hoe zit het met de integratie van uw kwaliteitslabels en certificaten. En nodig altijd meerdere partijen uit een aanbieding te doen.  

Weet wat u wil
Het belangrijkste voor u als ondernemer is dat u zeer helder in kaart brengt wat u wilt bereiken. Wat zijn uw randvoorwaarden. Wat wilt u bereiken. Wat moet de software kunnen maar ook wat niet. Wilt u uw huidige boekhoudsysteem behouden? Of wilt u volledige integratie. Vaak is een koppeling met uw bestaande boekhoudsysteem beter dan overstappen naar een systeem waar een boekhoudmodule in zit. Denk hier liever wat langer over na. Of schakel een onafhankelijke expert in. Daar heeft u en uw medewerkers nog jaren plezier van. In mijn mening is dit probleem ook te ondervinden aan de consultant of bedrijfsinformaticus. Zijn functie is het om de bedrijfsprocessen te analyseren en in kaart te brengen, om knelpunten zo snel te kunnen zien, en daar mogelijke verbeterplannen voor de schrijven. Dit laatste kan onder andere worden bereikt door een stukje software. Dit voortraject is ook de basis voor een geslaagde implementatie.